MAKALAH
SURAT MENYURAT

Mata Kuliah : Bahasa Indonesia
Dosen Pengampu : Nina Muidah, M.Pd, M.Kom

Disusun Oleh :

Kelompok VI

Muhammad Setiawan (16.71.0016)

Muhammad Shabirin Mukhlish (16.71.0048)

Agus Dwi Setiawan (16.71.0096)

FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI
UNIVERSITAS ISLAM KALIMANTAN

MUHAMMAD ARSYAD AL-BANJARY
TAHUN 2016

KATA PENGANTAR

Segala puji bagi Allah SWT yang telah memberikan nikmat serta hidayah-Nya terutama nikmat kesempatan dan kesehatan sehingga penulis dapat menyelesaikan makalah dengan judul ”SURAT MENYURAT”.

Dalam penyusunannya, penulis memperoleh banyak bantuan dari berbagai pihak, karena itu penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada seluruh pihak yang turut memberikan dukungan dan kepercayaan yang begitu besar. Penulis berharap isi dari makalah ini bebas dari kekurangan dan kesalahan, namun selalu ada yang kurang. Oleh karena itu, penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun agar makalah ini dapat lebih baik lagi.
Akhir kata penulis berharap agar makalah ini bermanfaat bagi semua pihak.

Banjarmasin, Oktober 2016

Penulis,

DAFTAR ISI

1.2 Perumusan Masalah

1.3 Tujuan

BAB II PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Surat Menyurat

2.1.1 Pengertian Surat

2.1.2 Pengertian dan Tujuan Surat Menyurat

2.2 Korespondensi dan Koresponden

2.2.1 Korespondensi

2.2.2 Koresponden

2.3 Mengenal Bahasa Surat

2.4 Fungsi Surat

2.5 Jenis-jenis Surat

2.5.1 Berdasarkan Sifat Surat

2.5.2 Berdasarkan Wujud Surat

2.5.3 Berdasarkan Tata Aliran Surat

2.5.4 Berdasarkan Keamanan Isinya.

2.5.5 Berdasarkan Proses Penyelesaiannya

2.5.6 Berdasarkan Dinas Pos

2.5.7 Berdasarkan Cara Pengirimannya

2.6 Ciri-ciri bahasa Surat yang baik

2.6.1 Jelas

2.6.2 Lugas

2.6.3 Menarik dan Sopan

BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Surat adalah sebuah alat atau media komunikasi yang berupa tulisan yang berisi informasi, pesan, persyaratan, atau tanggapan sesuai keinginan sang penulis surat. Surat merupakan sarana komunikasi tertulis. Surat dipandang sebagai alat komunikasi tulis yang paling efisien, efektif, ekonomis, dan praktis dibandingkan dengan komunikasi lisan. Apa yang dikomunikasikan melalui surat akan sampai kepada alamat yang dituju sesuai dengan sumber aslinya. Peranan surat lebih penting lagi, terutama dalam surat resmi, seperti surat yang dikeluarkan oleh organisasi/lembaga.

Sebagai contoh, pada saat sebuah perusahaan dagang mengirimkan surat kepada perusahaan lain yang bermaksud untuk menawarkan produk yang dijual oleh perusahaan dagang tersebut. Berdasarkan ilustrasi tersebut dapat dikatakan bahwa surat dapat berfungsi sebagai alat komunikasi atau penyampai informasi dari perusahaan dagang tersebut kepada perusahaan lain. Surat juga dapat berfungsi sebagai wakiul penulis, dalam hal ini penulis tidak perlu langsung bertatap muka dengan orang yang dituju untuk menyampaikan informasi melainkan diwakili oleh surat.

Namun terkadang kita tidak mengerti bagaimana pengertian, fungsi, bentuk, jenis jenis, dan bahasa surat yang baik dan benar. Untuk itu, dalam makalah ini akan dibahas mengenai pengertian, fungsi, jenis-jenis, ciri-ciri bahasa surat.

1.2 Perumusan Masalah

Dari latar belakang diatas maka dapat dirumuskan sbb:

1. Apa pengertian surat menyurat?

2. Apa fungsi surat?

3. Bagaimana jenis-jenis surat?

4. Bagaimana ciri-ciri bahasa surat?

1.3 Tujuan

Dari perumusan masalah diatas, maka tujuan dari penulisan makalah ini adalah sbb:

1. Untuk mengetahui pengertian tentang surat menyurat.

2. Untuk mengetahui fungsi surat.

3. Untuk mengetahui jenis-jenis surat.

4. Untuk mengetahui bagaimana ciri-ciri bahasa surat.

BAB II
PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Surat Menyurat

2.1.1 Pengertian Surat

Surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan pernyataan-pernyataan atau informasi secara tertulis dari pihak yang satu kepada pihak yang lain, baik atas nama sendiri, maupun atas nama jabatannya dalam sebuah organisasi, instansi ataupun perusahaan. Informasi-informasi ini dapat beberapa permintaan, laporan, pemikiran, saran-saran dan sebagainya.

2.1.2 Pengertian dan Tujuan Surat Menyurat

Surat menyurat adalah suatu kegiatan untuk mengadakan hubungan secara terus menerus antara pihak yang satu kepada pihak yang lainnya. Dan dilaksanakan dengan saling berkiriman surat. Kegiatan surat menyurat ini disebut juga dengan istilah lainnya yaitu korespondensi. Jika hanya sepihak saja yang mengirimkan surat secara terus menerus tanpa ada balasan atau tanggapan dari pihak lainnya hal ini tidak dapat dinamakan kegiatan surat menyurat. Setiap kerja perorangan apalagi organisasi selalu membutuhkan kerja sama dengan pihak lain untuk mencapai tujuannya.

Tujuan menulis surat secara garis besar diklasifikasikan menjadi tiga macam, yaitu:

a. Menyampaikan informasi kepada pembaca surat;

b. Mendapatkan tanggapan dari pembaca surat tentang isi surat;

c. Ingin mendapatkan tanggapan dan menyampaikan informasi kepada pembaca surat.

2.2 Korespondensi dan Koresponden

2.2.1 Korespondensi

Korespondensi searti dengan surat-menyurat. Korespondensi adalah suatu kegiatan atau hubungan yang dilakukan secara terus-menerus antara dua pihak yang dilakukan dengan saling berkiriman surat.

Korespondensi dalam suatu kantor, instansi, atau organisasi dibagi menjadi dua, yakni:

1. Korespondensi Eksteren, yaitu hubungan surat-menyurat yang dilakukan oleh kantor atau bagian-bagiannya dengan pihak luar.

2. Korespondensi Interen, yaitu hubungan surat-menyurat yang dilakukan oleh orang-orang dalam suatu kantor, termasuk hubungan antara kantor pusat dengan kantor cabang.

2.2.2 Koresponden

Koresponden adalah orang yang berhak atau mempunyai wewenang menandatangani surat, baik atas nama perorangan maupun kantor atau organisasi.

2.3 Mengenal Bahasa Surat

Pada hakekatnya surat itu adalah suatu karangan yang berupa perumusan dalam bentuk tertulis tentang pernyataan, pemikiran, permintaan, atau hal-hal yang ingin disampaikan kepada pihak penerima surat. Karena surat sebagai karangan, maka suratpun harus memenuhi berbagai ketentuan mengenai penyusunan karangan ataupun komposisi seperti tema, tata bahasa, kalimat, alinea, gaya bahasa dan penggunaan tanda baca. Sebagai karangan surat dapat disusun secara :

1. Deduktif yaitu dimana penulis terlebih dulu melaporkan pokok permasalahannya, kemudian baru dikemukakan penjelasannya atau alasan-alasannya.

2. Induktif adalah penyusunan kalimat-kalimat dimana terlebih dulu dikemukakan alasan-alasannya, baru kemudian melaporkan pokok-pokok masalahnya.

2.4 Fungsi Surat

Meskipun alat komunikasi berkembang pesat, tetapi surat masih dipertahankan karena surat mempunyai fungsi sebagai:

1. Alat komunikasi

2. Alat bukti tertulis

3. Alat pengingat

4. Alat bukti historis

5. Duta atau wakil organisasi

6. Alat pedoman kerja

Sebagai alat komunikasi, surat dapat menyampaikan informasi dari satu pihak ke pihak lain atas nama pribadi maupun organisasi.

Sebagai alat bukti tertulis, surat dapat dipergunakan sebagai bukti apabila terjadi perselisihan antara organisasi-organisasi atau pejabat-pejabat yang mengadakan hubungan korespondensi.

Sebagai alat pengingat, surat dapat digunakan untuk mengetahui hal-hal atau peristiwa yang telah lampau.

Sebagai alat bukti historis, karena surat dapat untuk mengetahui sejarah atau perkembangan suatu organisasi.

Sebagai duta atau wakil organisasi, kehadiran surat mewakili organisasi dalam berkomunikasi atau bertatap muka dengan pihak lain.

Surat berfungsi sebagai pedoman kerja, karena surat dapat digunakan sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan.

2.5 Jenis-jenis Surat

2.5.1 Berdasarkan Sifat Surat

Berdasarkan sifatnya surat dapat digolongkan menjadi lima jenis yaitu :

a. Surat Pribadi

Surat pribadi adalah surat-surat yang bersifat kekeluargaan, surat-surat yang berisi masalah keluarga, baik tentang kesehatan, keuangan keluarga dan sebagainya.

Surat Pribadi, dibedakan menjadi:

1. Surat pribadi yang bersifat resmi, surat atas nama pribadi yang dikirim ke organisasi-organisasi resmi, seperti: surat lamaran pekerjaan, surat izin tidak masuk kerja.

2. Surat pribadi yang bersifat tidak resmi, surat pribadi yang bersifat kekeluargaan atau kekerabatan, seperti: surat kepada orang tua, kakak, teman, dll.

b. Surat Dinas Pribadi

Surat dinas pribadi disebut juga surat setengah resmi adalah surat-surat yang dikirimkan dari seseorang atau pribadi kepada instansi-instansi, perusahaan-perusahaan, ataupun jawatan-jawatan.

c. Surat Dinas Swasta

Surat dinas swasta disebut juga surat resmi adalah surat-surat yang dibuat oleh instansi-instansi swasta, yang dikirimkan untuk para karyawannya ataupun untuk para relasinya atau langganannya atau instansi –instansi lain yang terkait.

d. Surat Niaga

Surat niaga adalah surat yang berisi, soal-soal perdagangan yang dibuat oleh perusahaan yang dikirimkan kepada para langganannya.

e. Surat Dinas Pemerintah

Surat dinas digunakan untuk kepentingan pekerjaan formal seperti instansi dinas dan tugas kantor. Surat ini penting dalam pengelolaan administrasi dalam suatu instansi Fungsi dari surat dinas yaitu sebagai dokumen bukti tertulis, alat pengingat berkaitan fungsinya dengan arsip, bukti sejarah atas perkembangan instansi, dan pedoman kerja dalam bentuk surat keputusan dan surat instruksi Ciri-ciri surat dinas:

1. Menggunakan kop surat dan instansi atau lembaga yang bersangkutan

2. Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal

3. Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku

4. Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi

5. Menggunakan cap atau stempel instansi atau kantor pembuat surat

6. Format surat tertentu

2.5.2 Berdasarkan Wujud Surat

Penggolongan surat berdasarkan wujudnya dapat dibagi kedalam tujuh jenis, yaitu :

a. Surat Yang menggunakan Kartu Pos

Kartu pos adalah blanko yang dikeluarkan oleh Perum Postel atau instansi lain yang telah diberi izin Perum Postel untuk mencetaknya asal sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang telah ditetapkan Perum Postel.

b. Warkat Pos

Warkat pos adalah sehelai kertas yang telah dicetak dengan memakai lambaga dan petunjuk penulisan berita, yang dikeluarkan oleh perum postel atau instansi lain yang telah diberi izin.

c. Surat Bersampul

Surat bersampul adalah surat-surat yang isinya atau beritanya ditulis pada kertas lain, kemudian kertas surat tersebut dimasukkan kedalam sampul atau amplop.

d. Surat Terbuka dan Surat Tertutup

Surat terbuka adalah surat-surat yang isinya dapat dibaca oleh umum misalnya, surat dari pembaca kepada pembaca atau surat yang dikirimkan oleh pembaca untuk pemerintah, instansi lain, melalui redaksi surat kabar, majalah, tabloid, dan sebagainya.

e. Memorandum dan Nota

Memorandum adalah salah satu alat komunikasi berupa surat-surat dilingkungan dinas yang penyampaiannya tidak resmi dan digunakan secara intern (didalam lingkungan sendiri baik perusahaan ,instansi lainnya). Nota adalah merupakan alat komunikasi kedinasan antara pejabat dari suatu unit organisasi yang digunakan secara intern dalam lingkungan sendiri, tetapi bersifat resmi.

f. Telegram

Telegram adalah suatu alat komunikasi dengan cara menyampaikan berita-berita melalui radio atau pesawat telegram mengenai sesuatu hal yang perlu segera mendapat penyelesaian dengan cepat. Isi telegram berupa tulisan-tulisan singkat yang dikirimkan dari jarak jauh.

g. Surat Biasa

Surat biasa adalah surat-surat yang isinya tidak mengandung rahasia walaupun terbaca oleh orang lain, seperti surat undangan pernikahan atau khitanan, surat pertemuan para siswa untuk rekreasi dan sebagainya.

2.5.3 Berdasarkan Tata Aliran Surat

Bedasarkan tata aliran surat, surat dapat digolongkan menjadi dua jenis, yaitu:

a. Surat masuk adalah surat-surat yang diterima oleh suatu organisasi/perusahaan yang berasal dari seseorang atau dari suatu organisasi.

b. Surat keluar adalah surat-surat yang dikeluarkan/dibuat suatu organisasi/perusahaan untuk dikirimkan kepada pihak lain, baik perseorangan maupun kelompok.

Setiap kantor setiap harinya akan menangani surat-surat. Mungkin satu hari ada 1 surat, 2 surat, bahkan ratusan surat. Jumlah yang banyak tersebut jika tidak ditangani dengan baik tentunya akan dapat merugikan banyak pihak, khususnya bagi kantor yang bersangkutan.

2.5.4 Berdasarkan Keamanan Isinya.

Berdasarkan keamanan isinya, surat dapat digolongkan menjadi tiga jenis yaitu:

a. Surat Sangat Rahasia

Surat-surat yang digunakan untuk surat-surat yang berhubungan dengan keamanan Negara atau surat-surat yang berupa Dokumen Negara, sehingga bila surat ini jatuh ketangan yang tidak berhak maka akan membahayakan masyarakat atau Bangsa dan Negara.

b. Surat Rahasia

Surat-surat yang isinya harus dirahasiakan, tidak boleh dibaca oleh orang lain, karena bila jatuh ketangan orang yang tidak berhak, akan merugikan perusahaan atau instansi tersebut.

c. Surat konfidensial

Surat-surat yang termasuk surat rahasia juga, karena isinya tidak boleh diketahui orang lain cukup hanya diketahui oleh pejabat yang bersangkutan, karena kalau jatuh kepada orang yang tidak berhak akan mencemarkan nama baik orang tersebut. Contohnya surat laporan tentang karyawan yang korupsi.

2.5.5 Berdasarkan Proses Penyelesaiannya

Surat berdasarkan proses penyelesaiannya dapat digolongkan menjadi tiga jenis, yaitu:

a. Surat Sangat Segera atau Surat Kilat.

Surat yang harus dikirimkan dengan sangat segera atau kilat adalah surat yang harus ditangani secepat mungkin pada kesempatan yang pertama karena surat ini harus segera dikirimkan secepatnya karena penerima harus cepat menanggapi dan menyelesaikannya.

b. Surat Segera

Surat yang secepatnya diselesaikan tetapi tidak perlu pada kesempatan yang pertama dan segera dikirimkan supaya mendapat tanggapan dan penyelesainya dari pihak penerima.

c. Surat Biasa

Surat-surat yang tidak perlu tergesa-gesa untuk penyelesaian karena tidak perlu mendapat tanggapan yang secepatnya dari penerima.

2.5.6 Berdasarkan Dinas Pos

Surat berdasarkan pos dapat digolongkan menjadi :

a. Surat Biasa

Surat yang menurut penggolongan dinas pos, surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya atau sifatnya biasa atau tidak begitu penting, karena pada umumnya surat ini tidak perlu mendapat tanggapan yang secepatnya dari penerima, dengan demikian surat-surat ini penyampaiannya kepada tujuan atau penerima waktunya tidak dipastikan, tetapi biaya yang dikenakan dinas pos, prangkonya cukup murah.

b. Surat Kilat

Surat-surat yang secepatnya ditangani supaya mendapat tanggapan dan penyelesaian yang secepatnya pula dari penerima. Oleh karena itu surat kilat cara penyampaiannya, ongkos pengirimannya atau prangkonya lebih mahal dari surat biasa.

c. Surat Kilat Khusus

Surat-surat yang dibuat seseorang yang isinya sangat penting dan harus segera ditangani supaya mendapat tanggapan dan penyelesaian yang secepatnya dari penerima .

d. Surat tercatat

Adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya sangat penting, sehingga harus segera ditangani dan diselesaikan secepatnya supaya surat tersebut mendapat tanggapan dan penyelesaian secepatnya pula dari pihak penerima, surat inipun hampir sama dengan kilat khusus, cara penyampaiannya oleh dinas pos sangat diutamakan ongkosnya atau prangkonya mahal.

2.5.7 Berdasarkan Cara Pengirimannya

a. Surat Pos, yaitu surat yang dikirim melalui jasa pos atau usaha pengiriman lainnya.

b. Telegram/telex, yaitu surat yang dikirim dari jarak jauh dengan menggunakan pesawat telegram/telex.

c. Faxcimile, yaitu surat yang dikirim dengan menggunakan mesin faxcimile.

d. Email, yaitu surat yang dikirim dengan menggunakan internet.

2.6 Ciri-ciri bahasa Surat yang baik

Bahasa surat biasanya memiliki cirri-ciri yaitu jelas isinya, lugas, menarik, dan sopan. Untuk lebih lengkapnya, lihat pembahasan berikut ini:

2.6.1 Jelas

Bahasa surat yang jelas maksudnya tidak hanya mudah dimengerti tetapi harus terbebas dari salah tafsir atau rancu, sehingga data-data yang dituangkan dalam surat sesuai dengan sasaran yang diinginkan. Bahasa dalam surat juga harus dapat menjelaskan siapa yang membuat surat itu kepada siapakah surat itu ditujukan. Oleh karena itu, surat harus menggunakan pilihan kata-kata yang cermat, kalimat yang utuh tidak menggantung, dan tanda baca yang benar serta tidak terlalu banyak menggunakan kata-kata atau istilah asing.

2.6.2 Lugas

Lugas artinya sederhana, praktis, bersahaja (simple). Jika diterapkan dalam pada penulisan kalimat dalam surat, artinya kalimat yang digunakan harus langsung menunjukkan persoalan atau permasalahan yang pokok-pokok saja, tidak bertele-tele serta dapat mengungkapkan gagasan secara tepat sesuai dengan maksud yang dikehendaki.

Cara yang dapat dilakukan oleh penulis surat agar diperoleh bahasa surat yang lugas adalah sebagai berikut:

1) Menghilangkan unsur-unsur yang tidak diperlukan

2) Menghilangkan basa-basi

3) Menambahkan unsur penjelas yang hilang

4) Menggunakan istilah yang biasa digunakan dalam surat niaga

5) Menempatkan tanda baca yang tepat

2.6.3 Menarik dan Sopan

Bahasa yang menarik adalah bahasa yang hidup, lugas, jelas, wajar, enak dibaca, tidak kaku, tidak menggunakan kata-kata yang telah using, dan tidak menggunakan kata makian yang dapat menyinggung perasaan orang lain. Bahasa yang menarik juga menghindari pengulangan kata yang mengakibatkan nada surat menjadi monoton atau membosankan lawan bicara.

Bahasa surat yang sopan maksudnya bahasa yang digunakan sederhana sesuai kaidah bahasa umumnya dan tidak menggunakan bahasa yang berlebihan sserta kata-kata yang merendahkan martabat orang lain.

BAB III
PENUTUP

3.1 Simpulan

Surat menyurat adalah salah satu bentuk komunikasi dengan mempergunakan surat sebagai alat, oleh karena itu surat menyurat merupakan salah satu alat komunikasi yang sangat penting dan setiap waktu dilakukan dalam tugas sehari-hari dalam kantor.

Surat merupakan salah satu alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan dari pihak lain untuk menyampaikan berita dengan demikian jelas bahwa surat sangat penting artinya dalam membantu memperlancar tercapainya tujuan organisasi.

Perlu diusahakan agar dapat membuat surat dengan baik, sebab penilaian negatif terhadap surat akan dapat mempengaruhi pula penilaian negatif dalam organisasi.

3.2 Saran

Berdasarkan simpulan di atas, maka surat menyurat sangatlah penting dalam suatu organisasi karena surat-menyurat merupakan salah satu bagian dari proses komunikasi dalam organisasi yang berbentuk tulisan, proses surat menyurat ini lebih diutamakan untuk lingkungan ekstern organisasi yang sangat berpengaruh dalam menciptakan link organisasi. Dengan adanya surat menyurat yang baik dan rapi, maka dapat mendukung tercapainya tujuan organisasi yaitu bisa bertahan (Survival) dan bisa tumbuh berkembang (Growth).

DAFTAR PUSTAKA

Hisyam, Djihad. 2008. Korespondensi Bahasa Indonesia Dalam Teori dan Praktik. Yogyakarta: UNYpress.

Pusat Bahasa Departemen Pendidikan Nasional Republik Indonesia, Kamus Besar Bahasa Indonesia (Online), (http://badanbahasa.kemdikbud.go.id/kbbi/index.php), diakses tanggal 27 Oktober 2016.

Setyaningrum, Afra Tien. 2008. Korespondensi Bahasa Indonesia Dasar, Teori, dan Aplikasi. Yogyakarta: Amara Books.

Wikipedia Bahasa Indoensia, Surat Eletronik (Online), (https://id.wikipedia.org/wiki/Surat_elektronik), diakses tanggal 27 Oktober 2016.

Wikipedia Bahasa Indonesia, Surat (Online), (http://id.wikipedia.org/wiki/Surat), diakses tanggal 27 Oktober 2016.